Особенности оформления транспортной накладной

Ексиф - оформление транспортной документации

 

Любая транспортировка груза требует надлежащего оформления документов на данную процедуру. При этом неважно, сколько будет перевозиться товара – 1 кг или 30 тонн. Правильное оформление документации – это залог благополучного исхода данного мероприятия, поскольку наличие всех необходимых и, что немаловажно, правильно заполненных документов гарантирует, что со стороны контролирующих органов к вам не будет претензий ни во время перевозки, ни при последующих проверках компании.

Из самых важных документов, которые являются подтверждением выполнения условий договора перевозки, является транспортная накладная (ТН). Она выполняет достаточно много функций, поэтому ее значение сложно переоценить. Этот документ может оформляться параллельно с товарно-транспортной накладной (ТТН).

Обязанность заполнения и оформления ТН возложена на грузоотправителя. В отдельных случаях ответственность за оформление этого документа может быть возложена на другую сторону, если это оговорено в условиях договора. После заполнения накладной поставщик может передать ее получателю (обычно по электронной почте) для сверки определенных данных, а также перевозчику, который должен проверить правильность заполнения информации, которые касаются непосредственного его.

При правильном оформлении и отсутствии замечаний от всех сторон-участников данной процедуры накладная передается водителю и сопровождает груз на протяжении всего пути следования. По прибытии данный документ вручается получателю для дооформления. Транспортная накладная служит подтверждением законности перевозки и ее соответствие требованиям договора. Она своеобразный индикатор того, что все процедуры происходят прозрачно и в рамках правового поля.

К тому же этот документ будет крайне важен при проверке компании налоговой службой, поэтому неудивительно, что к его заполнению и оформлению выдвигаются самые серьезные требования, поскольку различные ошибки, исправления и неточности могут вызвать ряд вопросов со стороны проверяющих органов. С учетом часто меняющегося законодательства знать правила оформления ТН – самое важное требование для всех участников процесса транспортировки.

 

ТН или ТТН: что и когда нужно оформлять?

В случае автомобильной доставки грузов перевозчик должен иметь на руках следующие виды документов на товар:

 

  • Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме 1-Т, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 11.1997 года №78. Она является обязательным документом при использовании услуг перевозчиков.
  • Транспортная накладная (ТН) – форма, которая утверждена постановлением Правительства РФ от 04.2011 года №272 в приложении 4 к Правилам транспортировки грузов.

Особенность этих документов в том, что ТН не отменяет и не дополняет ТТН, а является отдельным независимым документом. Она также подтверждает законность перевозки и затраты на ее проведение. Практически во всех случаях эти документы являются взаимозаменяемыми. Использовать ТТН и ТН одновременно нужно только в одном случае – при перевозке спирта или алкогольной продукции. ТН не нужна в том случае, если получатель забирает товар со склада поставщика своим транспортом.

Особенности оформления ТН

В связи с постоянным обновлением законодательной базы изменяются и требования к форме и правилам оформления ТН. В частности, последние изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 12.12. 2017 года № 1529, которым откорректированы разделы 13 и 15 накладной. Оформление транспортной накладной осуществляется в трех экземплярах: для поставщика, перевозчика и получателя соответственно.

Все экземпляры должны быть оригиналами и содержать все необходимые реквизиты, подписи, печати и заполненные графы. В случае, если перевозчик везет груз от одного поставщика, но нескольким получателям, оформляются накладные на каждую партию отдельно.

Любая ТН должна содержать следующую информацию:

 

  • данные перевозчика, поставщика и получателя;
  • информация о перевозимом грузе;
  • данные об автомобиле и водителе;
  • стоимость перевозимых товаров;
  • список различной сопроводительной документации.

Главное условие – заполняться должны все графы ТН. Даже если данных для заполнения по какой-либо причине нет, в графе должен ставиться прочерк. Исправления в накладной нежелательны, но если они все же допущены, то следует заверить их подписью и печатью, как грузоотправителя, так и перевозчика.

Современная ТН последнего образца содержит в себе 17 пунктов, которые необходимо заполнять следующим образом:

 

  • 1 – информация о поставщике;
  • 2 – информация о получателе;
  • 3 – данные о грузе (наименование, масса, объем);
  • 4 – список сопроводительных документов;
  • 5 – основные требования к транспортировке (особые условия доставки);
  • 6 – данные о приемке груза перевозчиком;
  • 7 – данные о приемке груза получателем;
  • 8 – данные об условиях трансфера, а также штрафные меры и санкции при их несоблюдении;
  • 9 – принятие заказа перевозчиком к исполнению;
  • 10 – внесение данных перевозчика;
  • 11 – информация о транспорте;
  • 12 – замечания перевозчика по поводу состояния груза;
  • 13 – данные маршрута;
  • 14 – корректировка места доставки (при потребности);
  • 15 – стоимость процедуры грузоперевозки;
  • 16 – заполнение даты и времени, а также подписи перевозчика и отправителя;
  • 17 – информация о возможных нарушениях, возникших в процессе транспортировки или выгрузки.

Оформление транспортной накладной – процесс серьезный и очень трудоемкий, поэтому к нему нужно подходить со всей ответственностью.